Vedtægter for Glamsbjerg Lokalhistoriske Arkiv og Arkivforening
1. Navn, hjemsted og arbejdsområde
Arkivets navn er Glamsbjerg Lokalhistoriske Arkiv. Arkivet ejes af Assens Kommune. Arkivet drives for midler fra Assens Kommune, kontingenter, tilskud fra fonde, virksomheder og private. Arkivets arbejdsområde er den tidligere Glamsbjerg Kommune, bestående af sognene Flemløse, Køng, Søllested, Vedtofte og Ørsted.
2. Formål
Arkivets formål er at indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, film og lydoptagelser, trykt materiale og andre data, uanset art af ikke statslig og lokaladministrativ oprindelse med tilknytning til Arkivets arbejdsområde, dets borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid, nutid og fremtid. Arkivet skal gennem udadvendt virksomhed fremme kendskabet til historien i Arkivets arbejdsområde.
3. Arbejdsmetoder
Det indsamlede materiale er offentligt eje og dets forbliven som sådan garanteres af Assens Kommune, med mindre, der ved afleveringen er taget andre forbehold, deponeringsaftaler, lån etc. Arkivet forpligter sig til at stille de indsamlede arkivalier til rådighed efter gældende regler.
Arkivets medarbejdere og medhjælpere er alle underlagt tavshedspligt efter gældende regler. Arkivet er åbent en gang ugentligt, undtagen i juli måned. Brug af Arkivets materialer sker under opsyn og der foretages ikke udlån af originale materialer.
Glamsbjerg Lokalhistoriske Arkiv er medlem af SLA i Danmark og SLA Fyn. Arkivet kan deltage i lokale og landsdækkende fælles registreringer, der er godkendt af SLA. Arkivet deltager i arkivsamarbejdet i Assens Kommune (Arkivråd mm).
4. Glamsbjerg Lokalhistoriske Arkivforening
Arkivet er tilknyttet Glamsbjerg Lokalhistoriske Forening. Som medlem af Arkivforeningen kan optages alle interesserede mod betaling af kontingent, der fastsættes af bestyrelsen/generalforsamlingen.
5. Arkivforeningens besluttende organer
På Arkivforeningens årlige generalforsamling vælges en bestyrelse på 7 personer, 2 suppleanter og 2 revisorer. Valget gælder for to år. Hvert år er 3 eller 4 bestyrelsesmedlemmer, 1 suppleant og 1 revisor på valg. Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Der føres protokol over beslutninger mm., for hvert bestyrelsesmøde, som skal underskrives af de til stede værende.
6. Arkivforeningens generalforsamling
Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i marts måned og skal indkaldes med mindst 3 ugers varsel i mindst et lokalt blad. Dagsordenen er:
1. valg af dirigent, 2. beretning, 3. regnskab for Arkiv og Arkivforening samt budgetter for næste år, 4. indkomne forslag, 5. valg af 4/3 bestyrelsesmedlemmer, 1 suppleant og 1 revisor, 6. eventuelt. Forslag skal være formanden i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen.
7. Ændring af disse vedtægter
Vedtægtsændringer kan kun besluttes af en generalforsamling med mindst 2/3 majoritet, af de fremmødte medlemmer. Hvis forslaget får flertal, men dette flertal ikke udgør 2/3 af de afgivne stemmer, skal forslaget, såfremt det ønskes fremmet, genfremsættes på en ny generalforsamling, tidligst 2 uger og senest 4 uger efter den første. På denne generalforsamling kan forslaget vedtages med almindelig stemmeflerhed. Foreningen kan opløses ved stemmeflerhed på 2 af hinanden følgende generalforsamlinger inden for samme frister som anført ovenfor.
8. Arkivforeningens øvrige væsentlige arbejdsforhold
Arkivforeningen støtter Arkivets drift. Der føres særskilt regnskab for Arkiv og Arkivforening. Regnskabet følger kalenderåret og revideres af 2 revisorer. Arkivforeningens kasserer fører begge regnskaber. Arkivforeningen tegnes af formand eller næstformand i forening med 2 bestyrelsesmedlemmer. Arkivets regnskab tilsendes årligt til Assens Kommune.
9. Arkivleder
Arkivforeningens bestyrelse udpeger en arkivleder, der har de fornødne kvalifikationer. Arkivlederen er ansvarlig for samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til SLA’s standardinstruks for arkivledere. Arkivlederen er endvidere ansvarlig for: At Arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registreret, er offentligt tilgængelige med fast åbningstid. Arkivlederen og Arkivforeningens bestyrelse udarbejder årligt et budget for Arkivets drift. Arkivlederen er ansvarlig for Arkivets regnskab i relation det af bestyrelsen godkendte budget.
Disse vedtægter er godkendt på ekstraordinær generalforsamling den 1. april 2009 og er underskrevet af dirigenten Viggo Nielsen Thomsen.